Wat kost fulfilment voor een webshop?

Wat fulfilment voor je webshop kost, hangt af van wat er met je voorraad en je orders gebeurt. Een fulfilmentpartij rekent per handeling: per binnengekomen pallet of doos, per opslagplek per maand, per order en per extra artikel, plus verpakking, verzending en retouren. Tel je die posten op en deel je ze door je aantal orders, dan weet je wat fulfilment je per order kost.

Waar betaal je voor bij fulfilment?

Een offerte voor fulfilment bestaat meestal uit dezelfde onderdelen. De namen verschillen per partij, maar de opbouw lijkt op elkaar.

Inslag

Inslag is het ontvangen van je voorraad: lossen, tellen, controleren en op een vaste plek in het magazijn zetten. Je betaalt meestal per pallet, per doos of per uur. Komt een levering binnen zonder pakbon, zonder barcodes of met gemengde dozen, dan kost het tellen meer tijd. Vraag vooraf hoe de partij dat afrekent.

Opslag

Voor opslag betaal je per maand: per palletplaats, per plek in een stelling of per kubieke meter. Kleine producten liggen meestal in bakken of op legborden, grote aantallen op pallets. Producten die langzaam verkopen, kosten je zo elke maand opnieuw geld. Een slanke voorraad scheelt dus direct in je opslagkosten.

Pick & pack

Pick & pack is het verzamelen van de artikelen uit het magazijn (picken) en het inpakken van de order (packen). Je betaalt een vast bedrag per order en vaak een kleiner bedrag voor elk extra artikel in dezelfde order. Extra handelingen, zoals een flyer bijvoegen, een cadeauverpakking of een set samenstellen, staan meestal apart in de prijslijst.

Verpakking

Dozen, enveloppen, opvulmateriaal en tape reken je per stuk af. Gebruik je eigen bedrukte dozen, dan lever je die zelf aan of spreek je af wie ze inkoopt. Het formaat van je verpakking telt ook mee voor de verzending. Bij PostNL mag een brievenbuspakje binnen Nederland maximaal 38 × 26,5 × 3,2 centimeter zijn en 2 kilo wegen (PostNL), dus vraag wat het scheelt als je product daarin past.

Verzending

Verzending betaal je per zending, tegen een tarief dat afhangt van het formaat, het gewicht, de bestemming en de vervoerder. Een fulfilmentpartij verstuurt meestal via haar eigen contracten met vervoerders. Soms kun je ook je eigen contract gebruiken. Vraag ook of er toeslagen gelden, bijvoorbeeld voor zware pakketten of voor verzending naar het buitenland.

Retouren

Een retour kost een bedrag per stuk: ontvangen, controleren en terugzetten op voorraad, of apart leggen als het product beschadigd is. Betaal je ook het retourlabel voor je klant, dan komt dat er nog bij. Hoe hoger je retourpercentage, hoe zwaarder deze post weegt.

Eenmalige en vaste kosten

Bij de start betaal je soms voor het koppelen van je webshop en het inrichten van je account. Sommige partijen werken daarnaast met een vast bedrag per maand of een minimumfactuur. Vraag daar altijd naar, want bij een laag volume telt zo'n bedrag zwaar mee per order.

Wat bepaalt de prijs?

Twee webshops met hetzelfde aantal orders kunnen een heel andere prijs krijgen. Dit zijn de factoren die het verschil maken:

• Ordervolume: meer orders per maand betekent vaak een lager bedrag per order. Ook de spreiding telt, want een vaste stroom is makkelijker te plannen dan grote pieken.
• Formaat en gewicht: grote of zware producten nemen meer ruimte in en kosten meer om te verzenden.
• Artikelen per order: een order met vijf artikelen vraagt meer handelingen dan een order met één artikel.
• Aantal artikelnummers: duizend verschillende producten vragen meer locaties dan vijftig producten in grote aantallen.
• Omloopsnelheid: voorraad die snel verkoopt, kost minder opslag per verkocht product.
• Bijzondere eisen: houdbaarheidsdatums, batchnummers, breekbare of waardevolle producten.
• Bestemmingen: verzenden naar België of Duitsland kost meer dan verzenden binnen Nederland.

Rekenvoorbeeld met fictieve bedragen

Hieronder staat een rekenvoorbeeld met fictieve bedragen. Het laat zien hoe je de posten optelt, niet wat fulfilment in de markt kost.

Neem een webshop met 2.000 orders per maand en gemiddeld 1,5 artikel per order. De voorraad staat op 20 palletplaatsen, er komen elke maand 4 pallets binnen en 5 procent van de orders komt retour.

• Inslag: 4 pallets × € 25 = € 100
• Opslag: 20 palletplaatsen × € 15 = € 300
• Pick & pack: 2.000 orders × € 2,00 = € 4.000
• Extra artikelen: 1.000 artikelen × € 0,30 = € 300
• Verpakking: 2.000 orders × € 0,40 = € 800
• Verzending: 2.000 zendingen × € 5,00 = € 10.000
• Retouren: 100 retouren × € 2 = € 200

Samen is dat € 15.700 per maand, of € 7,85 per order. Zonder verzending kom je uit op € 5.700, ofwel € 2,85 per order. In dit voorbeeld is verzending dus veruit de grootste post: twintig cent verschil per zending is hier al € 400 per maand, meer dan de hele opslag.

Komt er een eenmalig bedrag voor de koppeling bij, van bijvoorbeeld € 500 (ook fictief), dan is dat over het eerste jaar ongeveer 2 cent per order. Een minimumfactuur of een vast maandbedrag weegt bij een kleiner volume veel zwaarder.

Zo vergelijk je offertes eerlijk

• Vraag offertes aan op basis van je echte orderdata van het afgelopen jaar, inclusief je drukste maanden.
• Reken elke offerte terug naar een bedrag per order, met verzending erbij.
• Kijk wat wel en niet in de prijs zit: verpakking, retourlabels, toeslagen en minimumbedragen.
• Vraag hoe vaak en op basis waarvan de partij haar tarieven aanpast.
• Zet de uitkomst naast wat je logistiek nu kost, inclusief alle uren. Hoe je dat uitrekent, lees je in fulfilment uitbesteden: wanneer is het de juiste stap?

De prijs is maar een deel van je keuze. Welke vragen je verder stelt over snelheid, inzicht en contract, staat in fulfilmentpartij kiezen: negen vragen die je moet stellen.

Zet je orderdata van de afgelopen twaalf maanden op een rij: orders per maand, artikelen per order, formaten, bestemmingen en retouren. Met die cijfers kan een fulfilmentpartij een offerte maken die bij je webshop past, en leg je offertes echt naast elkaar. Bij eWarehousing vraag je een offerte op maat aan via offerte@ewarehousing.nl of +31 (0)186 612 267.