Fulfilmentpartij kiezen: negen vragen die je moet stellen

Een fulfilmentpartij kies je op hoe ze met je orders omgaat. De prijs per order telt mee, maar een scherpe prijs helpt weinig als orders te laat vertrekken of als je niet ziet wat er met je voorraad gebeurt. Met de negen vragen hieronder vergelijk je partijen op wat er in de praktijk toe doet.

Snelheid en koppeling

1. Tot hoe laat kan een order binnenkomen?

De cut-off-tijd is het laatste moment waarop een order binnen moet zijn om nog dezelfde dag te vertrekken. Hoe later die tijd, hoe langer je klant kan bestellen en toch snel zijn pakket heeft. Vraag of de cut-off-tijd per vervoerder verschilt en op welke dagen de partij werkt.

Vraag ook of de cut-off-tijd in een SLA staat. Een SLA (service level agreement) legt vast wat de partij belooft, bijvoorbeeld welk deel van de orders op tijd de deur uit gaat. Vraag dan meteen wat er gebeurt als de partij die afspraak niet haalt.

2. Met welke systemen koppelen jullie?

Je webshop moet orders zonder handwerk doorgeven en voorraad terugkrijgen. Vraag of er een standaardkoppeling is met jouw platform, zoals Shopify, WooCommerce, Lightspeed of Magento, en met de marktplaatsen waarop je verkoopt. Vraag ook wie de koppeling onderhoudt, wat die kost en hoe vaak de koppeling de voorraad bijwerkt. Een koppeling die maar een paar keer per dag ververst, kan er op drukke dagen voor zorgen dat je producten verkoopt die er niet meer zijn.

Inzicht en retouren

3. Wat zie ik van mijn voorraad en orders?

Je wilt zelf kunnen zien wat er ligt, wat er onderweg is en wat er misgaat, zonder daarvoor te hoeven mailen. Vraag om een demo van het klantportaal, het liefst met een echt account. Let op de voorraad per product, de status van orders en inslagen, de retouren en de rapportages die je kunt exporteren.

4. Hoe verwerken jullie retouren?

Je moet je klant binnen 14 dagen terugbetalen nadat hij de koop ongedaan maakt. Je mag daarmee wachten tot het product terug is, of tot de klant laat zien dat hij het heeft teruggestuurd (ACM). Hoe snel je fulfilmentpartij een retour verwerkt, bepaalt dus mee hoe snel je klant zijn geld terugheeft.

Vraag binnen hoeveel tijd een retour na ontvangst verwerkt is, wat de partij controleert en wat er gebeurt met een beschadigd product. Vraag ook of je per retour een melding krijgt, het liefst automatisch in je webshop.

Pieken en afspraken

5. Hoe vangen jullie pieken op?

Rond Black Friday en in december kan je ordervolume een veelvoud zijn van een gewone week. Vraag hoe de partij dat opvangt: met extra mensen, langere dagen of een aangepaste cut-off-tijd. Vraag ook hoe de piek vorig jaar verliep, en laat dat onderbouwen met cijfers. Spreek af hoe en wanneer je verwachte pieken vooraf doorgeeft.

6. Hoe ziet het contract eruit?

Lees het contract voor je tekent, en let vooral op deze punten:

• De looptijd en de opzegtermijn.
• Een minimumafname of een vast bedrag per maand.
• Hoe vaak en op basis waarvan de tarieven veranderen.
• Wie aansprakelijk is bij schade, verlies of voorraadverschillen.
• Wat er met je voorraad en je gegevens gebeurt als je vertrekt.

Vraag ook of een langere looptijd iets aan de prijs verandert. Dan kun je zelf afwegen wat je belangrijker vindt: een lager tarief of de vrijheid om sneller over te stappen.

Locatie, vervoer en groei

7. Waar zit het magazijn?

De locatie bepaalt hoe ver je leveranciers moeten rijden voor een inslag, en dus wat dat transport kost. Ook de afstand tot je klanten telt, zeker als je ook naar België of Duitsland verstuurt. Ga daarnaast een keer kijken. Tijdens een rondleiding zie je hoe het magazijn werkt, hoe opgeruimd het is en wie je orders inpakt.

8. Met welke vervoerders werken jullie?

Vraag welke vervoerders de partij gebruikt en wanneer die de pakketten ophalen, want het ophaalmoment bepaalt de cut-off-tijd. Kijk ook of er keuze is per soort zending: brievenbuspakje, pakket, pallet en internationaal. Wil je je klant opties geven, zoals bezorgen bij een afhaalpunt of 's avonds, vraag dan of dat kan. Vraag ook of je je eigen contract met een vervoerder mag gebruiken.

9. Groeit de partij mee met je webshop?

Wat nu past, moet ook passen als je twee keer zo groot bent. Vraag of er ruimte is voor meer voorraad, nieuwe verkoopkanalen en verzending naar het buitenland. Vraag ook of de prijs of de afspraken veranderen bij een hoger of juist lager volume.

Zo zet je de antwoorden naast elkaar

Stuur alle partijen dezelfde gegevens: je orders per maand, je drukste periodes, het aantal artikelen per order, de formaten van je producten en je bestemmingen. Alleen dan kun je de offertes eerlijk vergelijken. Hoe je een offerte terugrekent naar een bedrag per order, lees je in wat kost fulfilment voor een webshop?

Geef elke partij per vraag een score en tel die op. Zet de prijs per order er pas daarna naast. Zo weet je wat je voor dat bedrag krijgt, en kies je niet alleen op het laagste getal.

Stuur deze negen vragen vooraf mee met je offerteaanvraag, dan krijg je antwoorden die je naast elkaar kunt leggen. Wil je ze ook aan eWarehousing voorleggen, mail dan naar offerte@ewarehousing.nl of bel +31 (0)186 612 267.